どうも、ぺんです。
社会人6年目の会社員です。
今回は質問の仕方について書いていこうと思います。
僕は仕事で「質問の仕方が下手」「結局何が聞きたいの？」といった感じで言われていた時期がありまして、その時は結構凹んで、あまり仕事も上手くいってない感じだったんですね。
質問の仕方に関してそういった指摘をしてくれたのは、他部署にいる上司的な感じの人だったんですが、その人からこの本読むといいよという感じでおすすめの本を紹介してもらったり、適切な質問の仕方に関して教えてもらったことで、質問が下手な状態から、少しマシな状態になりました。
そのおかげもあって仕事が色々上手くまわり始めた気がしています。
今回はその経験も踏まえつつ、質問の仕方で意識して変えたことや、質問の仕方で訓練したことでいくつか重要だと思ったことをまとめていきたいと思います。
「質問の仕方がわからない」と困っている方の少しでも参考になればと思います。
ちなみに今回お伝えしたいのは下記の3つです。
- 「質問の仕方がわからない」の原因を知る
- 質問のフォーマットを意識する
- 質問力を磨く
では書いていきます。
「質問の仕方がわからない」の原因
まず「質問の仕方がわからない」という状態がなぜ起こるかというと、自分自身の現状を整理できていないからだと考えています。
もう少し具体的に書くと
・自分がどういう状況にあって
・何を解決したくて
・そのために何を聞いたら良いかが整理できていない
ということです。
逆にいうとそれが整理できれば、質問する内容と、なぜその質問をするのかという質問の目的が明確になってきます。
例えば、クライアントからメールが来ているけど何て返せば良いかわからないという状況があったとします。
この状況を解決するために、上司に質問をする必要があるとした場合に、
質問の仕方がわからないと、「これって何て返せば良いでしょうか」と言った丸投げのような質問になることがあります。
これだとおそらく、上司から厳しめのフィードバックをもらうことになりかねません。
大事なのは、状況を整理して何を質問するべきかを考えることです。
メールの返信に困るケースでも要因は色々あると思います。
・クライアントからの依頼や質問の意味が理解できない
・質問の内容はわかるけど、その回答を自分は持っていない（分からない）
・回答すること自体はできるけど、自分が返信するのが適切ではない
などと様々なので、その状況を整理する必要があります。
例えば「質問の内容はわかるけど、その回答を自分は持っていない」とするなら、解決しなければいけないのは「回答を持っていない状態」つまり「回答内容を探す・教えてもらうことが必要」となります。
なので、質問するポイントはそこになります。
- 自分がどういう状況にあるか： クライアントから質問のメールが来ているけど、回答内容に自信がない
- 何を解決したいか： 回答できない状況。回答内容を固めたい。教えて欲しい。
- そのために何を聞いたら良いか：質問の内容と自分自身が現状回答できる知識がないことを共有した上で、回答のために必要な情報を聞く
という感じです。
質問の型（フォーマット）を意識する
自分自身の状況整理と質問する内容がある程度明確になったら、質問のフォーマットに沿って質問を考えます。
質問の仕方は大きく2パターンあります。
- クローズな質問
- オープンな質問
クローズな質問は、「はい」「いいえ」で答えられるような質問ですね。
「会議は14時からでしたっけ？」とか「先週の会議の議事録ありますか？」とか。
一方でオープンな質問は「先週の売り上げはどうでしたか？」「〇〇の仕事を進めるコツは何ですか？」など、いわゆる「はい」「いいえ」で答えられない、相手に回答の仕方が委ねられるものです。
どっちの質問がいいとか、悪いとかではなく基本的には使いわけが大事です。
この記事ではどちらかというとオープンな質問の仕方について書いていこうと思います。
質問の仕方がわからないという場合は、おそらくオープンな質問をする方がいい場面が比較的多いかと思いますので。
オープンな質問で使えるフォーマット
僕は質問の際は下記の4つのポイントを伝えるようにしています。
これを「オープン質問のフォーマット」として考えています。
- 質問
+
- 現状
- どうなれば良いか
- 何が問題か
- すでに持っている情報
具体的にどのように使うのか例を上げてみます。
先程の「クライアントから質問のメールが来ているけど、回答内容に自信がない」という状況を例に、フォーマットに沿って4つのポイントを加えていきます。
Q . クライアントからメールで来ている〇〇の質問についての回答内容について相談させていただけますでしょうか？
・現状：明後日中に返信が欲しいとのことですが、自分自身、知見がないため、
・どうなれば良いか：可能であれば明日教えて頂ければ、その後に返信しようと考えています。
・何が問題か：僕自身この質問について経験がないため、回答内容について悩んでいる状況です。もし以前同様の質問などを受けたことなどがあれば、参考にしたいので教えて欲しいです。
・すでに持っている情報：社内データベースを調べたところだと回答としては〇〇かと思っているのですが、確信が持てない状況ですので、お伺いしたいです。
といった感じです。
回答する側としても、質問する側がどういう状況で、どういう状況にしたいのかがわかるので、回答しやすくなるかと思います。
また、すでに試したことや、持っている情報を付随しておくことで、回答する側としても重複した回答をせずに済みます。
質問力を磨く
質問の際の4ポイントを紹介していきましたが、ここからは質問力を磨くということについて書いていきます。
伝えたいのは下記の3点です。
- 常にフォーマットに沿っての質問は難しい
- 情報を省略することについて
- 質問することは成長に繋がる
常にフォーマットに沿っての質問は難しい
質問の度に毎回フォーマットを使うと考えると、めんどくさいと感じたり、フォーマットに沿って考えていると質問のタイミングを逃してしまうと思う方もいるかもしれません。
仰る通り、毎回毎回フォーマットに沿って質問するのは大変ですし、タイミングによってはもちろん適さないケースもあるはずです。
そういった場合は、質問+質問をする目的（どうなれば良いか）は伝えると良いかと思います。
どういう意図があって質問したかというのを伝えるだけでも、欲しい回答がもらえる可能性は上がるはずですし、答える側も質問者がどんな回答が欲しいのかイメージしやすくなると思うので。
それ以外の部分（何が問題か、すでに持っている情報）に関しては毎回使わずとも、常にある程度意識しておくだけでも質問の質は上がると思うので、ケースバイケースで使い分けると良いでしょう。
情報を省略することについて
フォーマットの4ポイントが大事という話をしてきましたが、質問をする際に情報を省略することも、コミュニーケーションを円滑に進める際には重要なケースもあります。
回答する側によっては、もっとシンプルな質問にして欲しいという方もいるかもしれませんし、例えば自分と相手で共通認識、共通理解がある事柄に関してはわざわざ説明する必要がない場合もあるので、そのような場合は説明や情報を省略することも大事です。
質問することは成長に繋がる
自分は日々、質問するのって難しいなと感じるのですが、それと同時に質問することはすごく成長に繋がるとも思います。
もちろん知らないことを質問して、回答してもらえれば新しい情報が手に入るので当たり前と言えば、当たり前なのですが、それだけでなく、良い質問をすれば良い回答が得られますし、良い質問をすると回答する側も「あ、いい質問だな。」となり、評価にも繋がりやすかったりします。
逆に雑な質問をしてしまうと、「一回自分で調べ直してきて」だったり、「それって何が知りたいの？」となったりという可能性もあります。
なので、もちろん質問の前に調べられる範囲は自分で調べることも重要ですし、質問の内容は繰り返しになりますが、自分自身で整理しておくことは大事です。
（質問をする側は、質問される側の時間を頂くことになるので、そこは忘れずにいておきたいですね）
そういった質問に対してのフィードバックを通して、この質問の仕方は◎、この質問の仕方は×というような感覚が身についていくと思うので、そう言った意味でも質問をすることは成長に繋がるかなと思います。
なので、質問が苦手で怖くてできないという方は、一歩踏み出して積極的に質問していって頂ければと思います。
まとめ
「質問の仕方がわからない」という方は、下記の質問のフォーマットを使うのがおすすめです。
- 質問
+
- 現状
- どうなれば良いか
- 何が問題か
- すでに持っている情報
回答してくれる方に感謝しつつも、質問を通して少しでも成長に繋げられるといいですね。
僕自身もまだまだな部分も多いので、仕事の中で積極的にコミュニケーションを取りながら成長できればと思っています。
この記事が少しでもお役に立てれば幸いです。それでは。
※上司に紹介された本※
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